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文書保管・トランクルーム

都市部近隣の高いセキュリティを確保した施設で、お客様のオフィス文書等を保管します。
また、集配専用車による輸送サービスや機密文書の廃棄処理等のサービスを提供しています。

拠点一覧

LOCATIONS

Web文書管理システム

WEB DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
  • Web文書管理システムを利用することで、お客様側で各種指示(お届け、引取、閲覧、廃棄、段ボール注文等)が可能です。
  • 在庫データ、請求書、廃棄完了報告書をシステムからダウンロードできます。
  • システムのテンプレート利用で大量データも短時間で入力可能です。
  • ユーザー認証、パスワードルール、有効期限設定など充実したセキュリティを確保しています。
  • 指示内容により承認機能の設定が可能です。

セキュリティ

SECURITY
優良トランクルーム認定を受けておりますので、安心してお預入れください。
※国土交通省では、利用者保護の観点から、倉庫業者が運営する管理体制の優れたトランクルームを優良トランクルームとして認定しています。
情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の
認証を取得、ルールに則った管理運用をしております
    情報セキュリティマネージメントシステム(ISMS) を取得済み
  • 2005年12月16日 ISMS Ver.2.0を取得
  • 2006年11月24日 ISO/IEC27001:
    2005へ移行
  • 2014年12月16日 ISO/IEC27001:
    2013へ移行
機密保持契約と委託先管理
  • 寄託契約書に機密保持条項を記載
  • 個人情報保護法対応の覚書締結も可能
  • お客様からの委託先監査にも対応
  • お預かりする文書類はお客様の規程に則り保管運用しております。

集配車両対応

VEHICLE SUPPORT
機密保持契約と委託先管理
文書箱のお預入れ、お届けは専用集配車で対応します。
※オーダー締時間 PM4:00⇒最短で翌営業日中の集配送が可能
(原則、時間指定は対応不可、集配送先と保管倉庫の位置関係によっては対応不可の場合もございます)

文書保管特有のサービス対応

DOCUMENT STORAGE SUPPORT
文書保管に特有の各種サービスを利便性とセキュリティを確保して提供しています。シブサワトランクサービスは、お客様の「働き方改革」をサポートします。
閲覧スペース
閲覧スペースを設置しており、機密性の高い文書箱を大量に確認いただくことが可能です。また、閲覧スペースは時間単位で予約ができるため、サテライトオフィスとしての利用も対応できます。
電子化対応
必要書類を文書箱から取り出して、PDFにしたものを暗号化してメールで送信することが可能です。保管コスト削減、業務効率化等などの電子化によるメリットをお客様に提供しています。(ご利用前に事前打ち合わせが必要となります)
廃棄処理
文書箱の廃棄は機密性を確保するため、中身を他者の目に触れさせず箱ごと溶解処理し、溶解後は段ボール等にリサイクルされます。廃棄処理完了後に、廃棄完了報告書をお渡しします。
セキュリティボックス
オフィス内で発生した廃棄書類は、セキュリティボックスを利用することで、投函書類は人目に触れることなく廃棄することが可能となり、処理された書類はリサイクルされます。
保管期限連絡
保管期限(満期日)を設定いただくことで、満期日の1か月前に迫った際に、お知らせすることが可能です。

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